Frais de déplacement des fonctionnaires : principe et remboursement

Selon leur fonction publique d'appartenance (fonction publique d'État, territoriale ou hospitalière), les fonctionnaires peuvent bénéficier de la prise en charge d'une partie ou de la totalité de leurs frais de déplacement. Il peut s'agir des dépenses liées au trajet entre leur domicile et leur lieu de travail, de frais de déplacement pour suivre une formation, pour passer des concours, à l'occasion d'une mission spécifique, des besoins de service, etc. Le remboursement de ces différents frais de déplacement aux fonctionnaires répond à des conditions spécifiques, tout comme leur montant. Tour d'horizon des principaux frais de déplacement des fonctionnaires et leurs modalités de remboursement.

Les frais de déplacement domicile-travail des fonctionnaires

Le remboursement des frais de transport entre le domicile et le lieu de travail d'un fonctionnaire, quelle que soit sa fonction publique d'appartenance, varie selon le moyen de locomotion utilisé : les transports en commun, un véhicule personnel ou un service de location de vélo ou de covoiturage. Dans tous les cas, ces frais sont pris en charge partiellement et non en totalité.

Trajet domicile-travail en transport en commun

Un fonctionnaire qui se rend de son domicile à son lieu de travail en transport en commun bénéficie du remboursement mensuel partiel de ses frais de déplacement qui correspond à la moitié du montant de son abonnement dans la limite de 96,36 euros par mois.

Il peut s'agir d'un abonnement à la SNCF ou à la RATP, par exemple, tout comme celui à un service public de location de vélos. Les titres de transport en commun acheté à l'unité ne font pas l'objet d'un remboursement par l'administration.

Ce remboursement se base sur le tarif le moins cher constaté dans les transports en commun. De plus, l'administration prend en compte le coût du trajet le plus court entre la résidence du fonctionnaire et son lieu de travail.

À savoir : les remboursements de ces types de frais de déplacement sont exonérés de l'impôt sur le revenu pour le fonctionnaire. D'autre part, ils cessent quand un fonctionnaire est en congé maladie, de présence parentale, de formation professionnelle, de formation syndicale, de solidarité familiale, ou encore s'il prend un congé annuel au titre du compte épargne-temps.

Trajet domicile-travail en transport personnel

L'administration verse une indemnité forfaitaire (appelée "forfait mobilités durables") aux fonctionnaires qui utilisent au moins 30 jours par an l'un des moyens de locomotion suivants pour se rendre de leur domicile à leur travail :

• un vélo ;
• une trottinette, un monoroue, un gyropode ;
• un covoiturage en tant que conducteur ou passager ;
• un service de mobilité partagée (vélo, 2 ou 3 roues, véhicule hybride rechargeable ou électrique).

Ce forfait, destiné à rembourser les frais de déplacement domicile-travail des fonctionnaires, ne concerne toutefois pas ceux qui disposent d'un logement de fonction sur leur lieu de travail, d'un véhicule de fonction ou d'un transport collectif gratuit.

Le montant du forfait mobilités durables, également exonéré de l'impôt sur le revenu, est de 100 euros pour une utilisation de tels modes de transport comprise entre 30 et 59 jours dans l'année, de 200 euros entre 60 et 99 jours et de 300 euros pour au moins 100 jours.

Des remboursements qui sont versés aux fonctionnaires concernés l'année qui suit le dépôt auprès de leur administration des justificatifs de l'utilisation de ces types de transports personnels.

C'est en effet aux fonctionnaires de demander à leur administration de rattachement le versement de ce forfait mobilités durables par le biais d'une déclaration sur l'honneur qui atteste qu'ils utilisent bien l'un des transports éligibles pour se rendre de leur domicile à leur travail, et qui mentionne aussi le nombre de jours de déplacements réalisés sur une année.

À savoir : le forfait mobilités durables est maintenant cumulable avec le remboursement partiel d'un abonnement à un transport en commun ou à un service public de location de vélos.

Les frais de déplacement pour suivre une formation

Un fonctionnaire peut bénéficier de la prise en charge de ses frais de déplacement s'il suit une formation continue, ou une formation nécessaire à sa titularisation, hors de sa résidence administrative (soit le lieu où il travaille) et de sa résidence familiale (son lieu d'habitation).

Dans la fonction publique territoriale, les formations d'intégration, de professionnalisation et de perfectionnement sont également concernées par le remboursement des frais de déplacement occasionnés.

Si le fonctionnaire en fait la demande, il peut percevoir une avance sur le remboursement de ses frais.

Dans le cas d'une formation préalable à la titularisation d'un fonctionnaire

Les frais de transport engendrés par un déplacement (y compris les dépenses de stationnement, de péage, de taxi, de location de véhicule, et sur présentation des justificatifs) pour suivre une formation obligatoire préalable à la titularisation d'un fonctionnaire sont pris en charge par l'administration qui autorise ce déplacement.

Le remboursement de ces frais est basé sur le tarif du moyen de transport le moins cher ou le plus adapté.

Il peut s'agir, par exemple, d'un transport en commun. Dans ce cas, le fonctionnaire doit présenter à son administration les justificatifs d'achat de ses titres de transport pour être remboursé.

Si, après accord de son chef de service, le fonctionnaire utilise sa voiture personnelle pour se rendre à sa formation, ses frais de déplacement sont soit remboursés sur la base du tarif de transport en commun le moins onéreux, soit sur la base d'un barème d'indemnités kilométriques fixées selon le type de véhicule, sa puissance et la distance parcourue.

Par exemple, pour une distance jusqu'à 2 000 km, un fonctionnaire est remboursé à hauteur de 0,32 euro par kilomètre pour un véhicule de 5 CV, de 0,41 euro pour une 6 ou 7 CV, de 0,45 euro pour une 8 CV et plus.

Ces indemnités kilométriques sont de 0,15 euro si le fonctionnaire utilise une cylindrée motorisée supérieure à 125 cm³, de 0,12 euro au-delà.

Un fonctionnaire a aussi la possibilité à cette occasion de se faire rembourser ses frais de repas ou d'hébergement sous forme d'une indemnité journalière qui dépend de la forme de son hébergement et de sa restauration.

Dans le cas d'une formation continue

Un fonctionnaire qui se déplace dans une autre commune pour suivre une formation continue est remboursé à hauteur de 90 euros s'il s'agit d'une ville d'au moins 200 000 habitants, et de 70 euros pour une plus petite.

Les frais de déplacement pour passer un concours ou un examen

Les frais de déplacement d'un fonctionnaire qui passe un concours ou un examen sont pris en charge par son administration si les épreuves se déroulent en dehors de sa résidence administrative et de sa résidence familiale. Ces frais concernent le transport aller-retour du fonctionnaire.

Il peut en bénéficier, sauf exception, qu'une fois par année civile, soit du 1^er janvier au 31 décembre.

Les conditions de remboursement de ces frais de déplacement sont les mêmes que celles énoncées précédemment dans le cas où un fonctionnaire suit une formation.

Dans la fonction publique hospitalière néanmoins, ces frais de déplacement sont pris en charge dans la limite du prix d'un billet de train en 2^e classe correspondant au trajet effectué par le fonctionnaire.

Les frais de déplacement en cas de mission liée au service

Les frais de déplacement d'un fonctionnaire lui sont aussi remboursés s'il se déplace hors de sa résidence administrative et de sa résidence familiale pour les besoins de son service et s'il est muni d'un ordre de mission.

Le remboursement de ces frais de transport obéissent également aux mêmes conditions et modalités détaillées précédemment.

Concernant les frais de repas, dans la fonction publique d'État, ils sont pris en charge à hauteur de 90 euros si le fonctionnaire se déplace dans une ville d'au moins 200 000 habitants et de 70 euros autrement. Pour les agents territoriaux, et selon la décision de leur collectivité, leurs frais de repas sont remboursés de manière forfaitaire ou en fonction des frais réellement payés, mais dans la limite de 17,50 euros par repas.

Dans la fonction publique hospitalière, un fonctionnaire est aussi remboursé au maximum de 17,50 euros pour ses repas à condition qu'il se trouve en situation de mission entre 11 h et 14 h, pour le repas de midi, et entre 18 h et 21 h pour le repas du soir.

À noter : les frais de déplacement en lien avec le fait pour un fonctionnaire de partir occuper temporairement un poste vacant répondent aussi aux mêmes conditions et mêmes niveaux de remboursement de ces dépenses.

Les frais de déplacement pour participer à une réunion

Les fonctionnaires qui doivent se rendre sur convocation à la réunion d'une commission, d'un conseil, ou d'un organisme consultatif (commission administrative paritaire, comité social, etc.), ou s'y déplacer régulièrement, bénéficient de la prise en charge de leurs frais de déplacement.

Là aussi, le remboursement se base soit sur des indemnités kilométriques s'ils utilisent leur véhicule ou un deux-roues, soit sur la base du tarif de transport en commun le moins onéreux.

Les frais de déplacement au sein d'une même commune

Les agents de la fonction publique d'État et hospitalière qui doivent se déplacer pour des raisons de service au sein même de la commune où ils travaillent, ou dans laquelle ils résident, ont leurs frais de transport remboursés par leur administration seulement si ce territoire dispose de transports en commun.

Le remboursement de ces frais est alors basé sur le tarif le moins cher d'un de ces transports en commun ou du prix de leur abonnement pour les fonctionnaires amenés à se déplacer souvent de cette manière pour leur travail.

Dans la fonction publique territoriale, les modalités de remboursement de ces frais de déplacement sont différentes. L'exigence de présence de transports en commun dans la commune n'est pas requise. D'autre part, cette prise en charge est décidée par délibération par chaque collectivité locale. Dans ce cas, c'est une indemnité forfaitaire de 615 euros maximum qui est versée au fonctionnaire le plus souvent.

Les frais de déplacement des fonctionnaires en poste à l'étranger

Les modalités de remboursement des frais de déplacement des fonctionnaires mentionnés auparavant concernent les agents publics dont le lieu de travail se situe en métropole, en outre-mer ou à l'étranger.

D'autres règles s'appliquent pour les fonctionnaires dits en "tournée", c'est-à-dire les agents en poste temporairement dans un pays étranger et qui effectuent un déplacement de service à l'intérieur du pays de leur résidence administrative ou de leur zone de compétence.

Ces fonctionnaires sont en effet remboursés de leurs frais de déplacement (transport, frais de repas et d'hébergement), et sur présentation de justificatifs, sur la base de 90 % du montant d'une indemnité journalière qui varie selon leur pays d'affection.

Cette indemnité est, par exemple, de 120 euros pour les fonctionnaires en poste temporairement au Cameroun, de 320 euros aux États-Unis d'Amérique, de 220 euros à Haïti, de 114 euros à Madagascar, etc.